Privacy Policy di SeedNote
02073790434
PEC: inaricreativestudio.srl@legalmail.it
Di seguito indicato come "il Titolare" o "SeedNote".
La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e descrive le modalità con cui il Titolare raccoglie e tratta i dati personali degli utenti che accedono alla piattaforma SeedNote, disponibile all'indirizzo seednote.it e app.seednote.it.
SeedNote è una piattaforma rivolta a psicologi e psicoterapeuti che consente di generare restituzioni scritte delle sedute terapeutiche a partire dalla registrazione audio della sola voce del professionista, utilizzando sistemi di intelligenza artificiale per la trascrizione e la sintesi del testo.
SeedNote tratta dati relativi alla salute. Per questo motivo, il trattamento dei dati dei pazienti avviene esclusivamente sulla base del consenso esplicito prestato dal paziente tramite apposito consenso informato, gestito direttamente dal terapeuta attraverso la piattaforma.
La piattaforma tratta dati personali di due categorie distinte di interessati:
- Terapeuti (utenti diretti della piattaforma) — psicologi e psicoterapeuti che si registrano e utilizzano SeedNote per la propria attività professionale.
- Pazienti (interessati indiretti) — persone i cui dati vengono inseriti nella piattaforma dal terapeuta e che ricevono le restituzioni generate dalla piattaforma.
- Persone che prenotano un appuntamento — chi compila la pagina pubblica di prenotazione di un terapeuta (vedi sezione 08). Non si tratta necessariamente di pazienti già in carico: i dati di una prenotazione diventano una scheda paziente solo se il terapeuta lo decide.
Dati dei terapeuti
I dati raccolti in fase di registrazione e utilizzo della piattaforma includono: nome e cognome, indirizzo email (fornito tramite Google login), numero di iscrizione all'Albo degli Psicologi, regione dell'Albo, indirizzo dello studio, eventuale PEC o email professionale, orientamento terapeutico, dati di fatturazione raccolti in fase di acquisto tramite Stripe.
Se il terapeuta collega il proprio Google Calendar (vedi sezione 07), la piattaforma tratta inoltre: il token di aggiornamento OAuth rilasciato da Google, conservato cifrato, l'identificativo del calendario collegato e gli ID degli eventi creati da SeedNote. Le informazioni di disponibilità (free/busy) del calendario sono consultate in tempo reale e non vengono conservate sui nostri server.
Dati dei pazienti
I dati dei pazienti inseriti dal terapeuta nella piattaforma includono: nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono (facoltativo, conservato come recapito a disposizione del terapeuta e non utilizzato per invii automatici), data di nascita, eventuali note cliniche inserite dal terapeuta.
Con il calendario Google collegato, transitano verso Google esclusivamente il nome del paziente e l'iniziale puntata del cognome — o l'etichetta alternativa scelta dal terapeuta — insieme a data, ora ed eventuale luogo della seduta, per la creazione dell'evento nel calendario del terapeuta.
Dati raccolti tramite la pagina pubblica di prenotazione
Chi prenota un appuntamento tramite il link pubblico di un terapeuta fornisce: nome, cognome, indirizzo email e, facoltativamente, numero di telefono. Il dettaglio del trattamento è descritto alla sezione 08.
Dati relativi alla salute (CATEGORIA PARTICOLARE EX ART. 9 GDPR)
Il funzionamento della piattaforma comporta il trattamento dei seguenti dati relativi alla salute: la registrazione audio della voce del terapeuta durante la seduta (che può contenere riferimenti indiretti alla condizione del paziente), la trascrizione testuale della registrazione, la restituzione scritta generata dall'intelligenza artificiale e rivista dal terapeuta.
La registrazione audio viene cancellata automaticamente e in modo irreversibile immediatamente dopo il completamento della trascrizione. Non viene conservata in alcun archivio.
Trattamento dei dati dei terapeuti
| Finalità | Base giuridica | Dati trattati |
|---|---|---|
| Registrazione e autenticazione | Art. 6.1.b — contratto | Nome, email (da Google login) |
| Erogazione del servizio | Art. 6.1.b — contratto | Profilo professionale, dati Albo |
| Gestione dei pagamenti | Art. 6.1.b — contratto | Dati di fatturazione (tramite Stripe) |
| Comunicazioni di servizio | Art. 6.1.b — contratto | |
| Gestione degli appuntamenti prenotati dalla pagina pubblica | Art. 6.1.b — misure precontrattuali | Nome, cognome, email, telefono (facoltativo) di chi prenota |
| Gestione dell'agenda e delle prenotazioni tramite Google Calendar (FACOLTATIVA) | Art. 6.1.a — consenso | Token di aggiornamento cifrato, calendario collegato, ID degli eventi creati, disponibilità free/busy (non conservata) |
| Invio di comunicazioni di marketing | Art. 6.1.a — consenso | Email, nome |
| Analisi aggregate sull'utilizzo della piattaforma | Art. 6.1.f — legittimo interesse | Dati di navigazione anonimizzati |
Trattamento dei dati dei pazienti
Il trattamento dei dati dei pazienti, inclusi i dati relativi alla salute, avviene esclusivamente sulla base del consenso esplicito del paziente (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR), prestato tramite il consenso informato generato dalla piattaforma e sottoscritto dal paziente prima dell'inizio di qualsiasi trattamento.
Nessuna seduta può essere registrata in assenza di consenso: la piattaforma impedisce la registrazione a livello tecnico se il consenso non è stato registrato.
La registrazione audio della voce del terapeuta viene elaborata attraverso un sistema automatizzato che opera in due fasi:
- Trascrizione automatica dell'audio in testo, mediante il modello Whisper (large-v3), eseguito su GPU dedicata in regione EU.
- Generazione di una bozza di restituzione scritta della seduta, mediante il modello Claude di Anthropic, eseguito tramite AWS Bedrock nella regione EU (Francoforte).
La bozza generata dall'intelligenza artificiale non viene mai inviata direttamente al paziente. Il terapeuta la esamina, la modifica se necessario e la approva prima di qualsiasi invio. Il terapeuta resta pienamente responsabile del contenuto della restituzione che il paziente riceve.
L'intelligenza artificiale non effettua diagnosi, non interpreta il contenuto clinico e non fornisce consigli terapeutici. Il suo ruolo è limitato alla trascrizione e alla generazione di una bozza testuale.
Se il terapeuta sceglie di collegare il proprio Google Calendar, SeedNote accede al suo account Google con le autorizzazioni minime necessarie a gestire l'agenda, tramite una procedura di autorizzazione OAuth 2.0 gestita da Google. Il collegamento è facoltativo e non è attivo per impostazione predefinita: senza di esso l'applicazione funziona regolarmente, ma gli appuntamenti restano soltanto all'interno di SeedNote e non viene generato alcun link Google Meet.
Il paziente non accede mai con Google e nessun dato del paziente viene condiviso con Google al di fuori di quanto descritto in questa sezione.
Cosa leggiamo
Per calcolare la disponibilità reale, SeedNote interroga esclusivamente gli intervalli di tempo occupati del calendario del terapeuta, tramite la Google Calendar FreeBusy API: riceviamo unicamente orari di inizio e fine, mai titoli, descrizioni, luoghi o partecipanti degli eventi. Questi intervalli servono a mostrare le fasce occupate nell'agenda e a escluderle dagli orari proposti nella pagina pubblica di prenotazione, e non vengono conservati sui nostri server.
Per verificare che gli appuntamenti creati da SeedNote siano ancora presenti, l'applicazione consulta inoltre gli eventi del periodo visualizzato, utilizzando e conservando soltanto quelli creati da SeedNote, identificati attraverso l'ID evento che abbiamo salvato.
Cosa scriviamo
Quando un appuntamento viene creato, spostato o annullato in SeedNote — dal terapeuta oppure da un paziente tramite il link pubblico di prenotazione — SeedNote crea, aggiorna o elimina il corrispondente evento sul calendario del terapeuta.
Sull'evento scriviamo il minimo indispensabile: data e ora, un eventuale luogo, la dicitura "Creato da SeedNote" e, per le sedute online, la richiesta di un link Google Meet. Il titolo dell'evento è pseudonimizzato: riporta il nome del paziente e la sola iniziale del cognome (ad esempio "Seduta — Maria R."), oppure un'etichetta scelta dal terapeuta.
Non scriviamo mai il cognome per esteso, né note cliniche, contenuti della seduta o recapiti.
Il paziente non viene mai aggiunto come invitato all'evento: il suo indirizzo email non entra quindi nel calendario di Google e non riceve alcun invito o notifica da Google Calendar. Il link Google Meet per le sedute online gli viene inviato da SeedNote.
Sedute online su Google Meet
Per le sedute online, l'evento creato nel calendario del terapeuta include la richiesta di un link Google Meet, che SeedNote invia poi al paziente. Se il terapeuta non collega il proprio calendario, nessun link Meet viene generato e il terapeuta utilizza gli strumenti di videochiamata che preferisce.
Quando la seduta si svolge su Meet, Google tratta direttamente i dati di connessione dei partecipanti — ad esempio indirizzo IP, tipo di dispositivo e orari di collegamento — secondo la propria informativa privacy. Si tratta di un trattamento che avviene fra i partecipanti e Google, sul quale SeedNote non interviene.
SeedNote non partecipa, non registra e non ha alcun accesso alla videochiamata Google Meet, né ai dati di connessione dei partecipanti. La registrazione della sola voce del terapeuta avviene separatamente, all'interno di SeedNote, secondo quanto descritto alle sezioni 04 e 06.
Come proteggiamo l'accesso
Il token di aggiornamento rilasciato da Google è conservato cifrato (AES-GCM) sui nostri server nell'Unione Europea e non è mai accessibile dal browser: tutte le chiamate alle API di Google avvengono lato server.
Il terapeuta può revocare l'accesso in qualsiasi momento dalla sezione Profilo: la revoca viene comunicata a Google e le credenziali vengono eliminate. Gli eventi già creati restano sul calendario e possono essere rimossi manualmente.
Base giuridica e responsabilità
Per il terapeuta, il trattamento connesso all'integrazione si fonda sul consenso prestato collegando il proprio calendario (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR). Per i dati del paziente che compaiono nell'evento, il trattamento resta fondato sul consenso esplicito già prestato dal paziente tramite il consenso informato (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR).
Il terapeuta è consapevole che, pur in forma pseudonimizzata, l'indicazione di un nome associato alla dicitura "Seduta" può costituire un dato idoneo a rivelare lo stato di salute dell'interessato. È pertanto responsabilità del terapeuta valutare l'opportunità di collegare il calendario, scegliere l'etichetta dell'evento e configurare adeguatamente la visibilità del proprio calendario Google (ad esempio evitando calendari condivisi con terzi o pubblici).
Limitazioni d'uso dei dati ricevuti da Google
L'utilizzo e il trasferimento da parte di SeedNote delle informazioni ricevute dalle API di Google sono conformi alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.
I dati ottenuti da Google non vengono venduti né ceduti a terzi, non sono usati per finalità pubblicitarie e non vengono impiegati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Ogni terapeuta può mettere a disposizione un link pubblico di prenotazione attraverso il quale una persona può fissare autonomamente un appuntamento, scegliendo fra le fasce orarie disponibili.
Quali dati vengono raccolti
Il modulo di prenotazione raccoglie: nome, cognome e indirizzo email, oltre al numero di telefono, il cui inserimento è facoltativo. Non vengono richieste informazioni sullo stato di salute, sul motivo della richiesta o su qualsiasi altro aspetto clinico.
Chi è il titolare e su quale base giuridica
Il titolare del trattamento dei dati di prenotazione è il terapeuta destinatario della richiesta; SeedNote li tratta per suo conto in qualità di responsabile. I dati sono trattati per dare seguito alla richiesta di appuntamento, quindi per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
Poiché la prenotazione è rivolta a un professionista sanitario, il solo fatto di richiedere un appuntamento può costituire un dato idoneo a rivelare lo stato di salute. Il trattamento avviene pertanto nell'ambito delle finalità di cura (art. 9, par. 2, lett. h) GDPR), sotto la responsabilità del terapeuta, tenuto al segreto professionale.
Prenotare un appuntamento non equivale a prestare il consenso al trattamento dei dati relativi alla salute. Nessuna seduta può essere registrata finché il paziente non ha sottoscritto il consenso informato: la piattaforma lo impedisce a livello tecnico, come indicato alla sezione 05.
Cosa succede ai dati della prenotazione
I dati inseriti restano associati all'appuntamento prenotato e sono visibili al solo terapeuta destinatario. La creazione della scheda paziente a partire da questi dati non è automatica: avviene unicamente se il terapeuta decide di procedere manualmente. Fino a quel momento, chi ha prenotato non è un paziente registrato sulla piattaforma e i suoi dati non vengono utilizzati per alcuna altra finalità.
Se il terapeuta ha collegato il proprio Google Calendar, la prenotazione genera anche il corrispondente evento in agenda, nei termini descritti alla sezione 07.
Chi ha effettuato una prenotazione può esercitare i diritti indicati alla sezione 13, rivolgendosi al terapeuta o al Titolare.
I dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi, tutti nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR ove applicabile:
| Fornitore | Servizio | Dati trattati | Server |
|---|---|---|---|
| Supabase | Piattaforma applicativa: database, storage dei file applicativi (inclusi i consensi firmati), autenticazione | Dati anagrafici, sessioni, trascrizioni, recap, consensi firmati | Francoforte (eu-central-1) |
| Google (OAuth) | Provider di identità per l'autenticazione (login gestito tramite Supabase Auth) | Email, nome | UE / EEA |
| Google Calendar · FreeBusy |
Integrazione facoltativa: creazione, aggiornamento ed eliminazione degli eventi seduta nel calendario del terapeuta, lettura delle sole fasce occupate | Nome paziente e iniziale del cognome (o etichetta scelta dal terapeuta), data, ora ed eventuale luogo della seduta | UE / USA · DPF |
| Google Meet |
Videochiamata per le sedute online, se il terapeuta utilizza il link generato dall'integrazione | Dati di connessione dei partecipanti, trattati direttamente da Google. SeedNote non vi ha accesso | UE / USA · DPF |
| Amazon Web Services S3, Bedrock |
Storage audio temporaneo, generazione testo AI | Audio (temporaneo), trascrizione, recap | Francoforte (eu-central-1) |
| Modal Labs | Trascrizione audio (Whisper) | Audio (temporaneo), trascrizione | Regione EU |
| Brevo (Sendinblue) | Invio email delle restituzioni e comunicazioni di servizio (mittente: noreply@seednote.it) |
Nome paziente, email paziente, contenuto restituzione | UE |
| Stripe | Elaborazione pagamenti | Dati di fatturazione del terapeuta | UE / EEA |
| Google Analytics | Analisi del traffico sul sito | Dati di navigazione (anonimizzati / pseudonimizzati) | UE (data residency) |
| Meta Platforms Meta Pixel |
Analisi delle conversioni pubblicitarie | Dati di navigazione (pseudonimizzati) | USA · DPF |
L'email è l'unico canale verso il paziente: restituzione, conferma dell'appuntamento e promemoria. Non esiste alcun invio tramite servizi di messaggistica.
I dati trattati da SeedNote risiedono su server situati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania) per quanto riguarda lo storage audio, la trascrizione, la generazione del recap e l'invio delle comunicazioni.
Il collegamento facoltativo con Google Calendar comporta la comunicazione a Google Ireland Limited / Google LLC dei soli dati indicati alla sezione 07 e può implicare un trasferimento verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza relativa al EU-US Data Privacy Framework, cui Google LLC aderisce, e delle Clausole Contrattuali Standard incluse nei termini di Google Cloud. Il trasferimento ha luogo esclusivamente se il terapeuta collega il proprio calendario e cessa con la revoca dell'accesso. Il token di aggiornamento resta in ogni caso conservato cifrato su server situati nell'Unione Europea.
L'utilizzo di Meta Pixel e Google Analytics può comportare il trasferimento di dati pseudonimizzati verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa al EU-US Data Privacy Framework (decisione del 10 luglio 2023), nella misura in cui i fornitori aderiscono al framework.
L'utente può in ogni momento revocare il consenso ai cookie non essenziali attraverso il banner di gestione dei cookie, impedendo qualsiasi trasferimento di dati connesso a strumenti di analytics e marketing.
| Dato | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Registrazione audio della seduta | Cancellata automaticamente e irreversibilmente subito dopo la trascrizione. Non viene mai conservata. |
| Trascrizione della seduta | Cancellata automaticamente all'invio della restituzione al paziente, esaurita la sua funzione di supporto alla revisione. Se la restituzione non viene inviata, resta disponibile al terapeuta fino alla cancellazione della seduta o del paziente. |
| Restituzione scritta | Conservata per la durata del rapporto terapeutico o fino a cancellazione da parte del terapeuta. |
| Dati anagrafici del paziente | Conservati fino a cancellazione da parte del terapeuta. |
| Consenso informato firmato | Conservato per 10 anni dalla data della firma, come prova dell'avvenuto consenso. La conservazione prosegue anche dopo la cancellazione della scheda del paziente, ed è l'unico dato che vi sopravvive: senza di essa non resterebbe traccia del fatto che il consenso era stato prestato. Se durante il percorso viene firmata una nuova versione del documento, ciascuna firma conserva il proprio termine. |
| Dati del terapeuta (account) | Conservati per tutta la durata dell'account. Se l'abbonamento cessa, si applica il ciclo indicato nella riga seguente. |
| Dati clinici e di lavoro dopo la cessazione dell'abbonamento | Non vengono cancellati alla sospensione. Trascorsi 180 giorni di sospensione l'account diventa dormiente, e dopo ulteriori 30 giorni i dati del terapeuta e dei suoi pazienti sono cancellati in via definitiva. Per tutto questo periodo restano disponibili la consultazione e l'esportazione integrale dei dati. |
| Dati di fatturazione | Conservati per i 10 anni previsti dagli obblighi fiscali e contabili, indipendentemente dalla cancellazione dell'account. |
| Dati di una prenotazione online | Restano associati all'appuntamento e sono conservati fino a cancellazione da parte del terapeuta. Diventano una scheda paziente solo se il terapeuta la crea manualmente. |
| Token di aggiornamento Google Calendar | Conservato cifrato finché il calendario resta collegato. Eliminato alla revoca dell'accesso dalla sezione Profilo o dall'account Google. |
| Disponibilità free/busy del calendario | Consultata in tempo reale al momento del calcolo della disponibilità. Non viene mai conservata. |
| ID degli eventi creati da SeedNote | Conservati per la durata dell'appuntamento a cui si riferiscono, per consentirne l'aggiornamento e l'eliminazione. |
| Eventi creati in Google Calendar | Restano nel calendario del terapeuta, che ne mantiene il controllo e può rimuoverli manualmente in qualsiasi momento, anche dopo la revoca dell'accesso. La conservazione è soggetta alle policy di Google. |
| Dati di navigazione e cookie | Secondo le durate specificate nella Cookie Policy. |
SeedNote adotta le seguenti misure di sicurezza tecniche e organizzative:
- Crittografia in transito tramite protocollo TLS per tutte le connessioni client-server e fra i servizi interni.
- Crittografia a riposo sui bucket S3 tramite SSE-S3 (Server-Side Encryption) e su database e storage Supabase tramite AES-256.
- Cancellazione automatica e irreversibile delle registrazioni audio al completamento dell'elaborazione.
- Row-Level Security — l'accesso ai dati del paziente è riservato esclusivamente al terapeuta che lo ha in carico.
- Autenticazione esclusivamente tramite Google login (gestita da Supabase Auth), che consente di beneficiare dell'autenticazione a due fattori gestita da Google.
- Separazione logica dei dati tra terapeuti diversi.
- Autorizzazione a scopo limitato per Google Calendar — l'integrazione facoltativa utilizza OAuth 2.0 con le sole autorizzazioni minime necessarie alla gestione dell'agenda. SeedNote non accede mai alle credenziali Google del terapeuta e l'autorizzazione è revocabile in qualsiasi momento dalla sezione Profilo.
- Token di aggiornamento cifrato e mai esposto al browser — il token rilasciato da Google è conservato cifrato tramite AES-GCM su server situati nell'Unione Europea; tutte le chiamate alle API di Google avvengono esclusivamente lato server.
Sia i terapeuti che i pazienti possono esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti previsti dal GDPR:
- Diritto di accesso (art. 15)
- Diritto di rettifica (art. 16)
- Diritto alla cancellazione (art. 17)
- Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18)
- Diritto alla portabilità dei dati (art. 20)
- Diritto di opposizione (art. 21)
- Diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7), fatto salvo che la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per esercitare tali diritti, è possibile contattare il Titolare all'indirizzo PEC inaricreativestudio.srl@legalmail.it oppure scrivendo all'indirizzo della sede legale.
I pazienti possono altresì esercitare i propri diritti rivolgendosi direttamente al proprio terapeuta, il quale provvederà a gestire la richiesta attraverso la piattaforma.
In ogni caso, è possibile proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
La piattaforma utilizza sistemi di intelligenza artificiale per la trascrizione dell'audio e per la generazione di una bozza di restituzione scritta. Tuttavia, nessun contenuto generato automaticamente viene inviato al paziente senza la revisione e l'approvazione esplicita del terapeuta.
Non viene effettuata alcuna profilazione né alcun processo decisionale automatizzato con effetti giuridici o significativi sugli interessati.
Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati tramite email. La versione aggiornata sarà sempre consultabile all'indirizzo seednote.it/privacy.
Documento II
Cookie Policy di SeedNote
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Il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite cookie è Inari Creative Studio S.r.l. — dati completi nella Privacy Policy sopra riportata.
Cookie tecnici — NECESSARI
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