Privacy & Cookie Policy

Di seguito indicato come "il Titolare" o "SeedNote".

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e descrive le modalità con cui il Titolare raccoglie e tratta i dati personali degli utenti che accedono alla piattaforma SeedNote, disponibile all'indirizzo seednote.it e app.seednote.it.

SeedNote è una piattaforma rivolta a psicologi e psicoterapeuti che consente di generare restituzioni scritte delle sedute terapeutiche a partire dalla registrazione audio della sola voce del professionista, utilizzando sistemi di intelligenza artificiale per la trascrizione e la sintesi del testo.

La piattaforma tratta dati personali di due categorie distinte di interessati:

• Terapeuti (utenti diretti della piattaforma) — psicologi e psicoterapeuti che si registrano e utilizzano SeedNote per la propria attività professionale.
• Pazienti (interessati indiretti) — persone i cui dati vengono inseriti nella piattaforma dal terapeuta e che ricevono le restituzioni generate dalla piattaforma.

Dati dei terapeuti

I dati raccolti in fase di registrazione e utilizzo della piattaforma includono: nome e cognome, indirizzo email (fornito tramite Google login), numero di iscrizione all'Albo degli Psicologi, regione dell'Albo, indirizzo dello studio, eventuale PEC o email professionale, orientamento terapeutico, dati di fatturazione raccolti in fase di acquisto tramite Stripe.

Dati dei pazienti

I dati dei pazienti inseriti dal terapeuta nella piattaforma includono: nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono (facoltativo, utilizzato esclusivamente per l'invio di notifiche WhatsApp), data di nascita, eventuali note cliniche inserite dal terapeuta.

Dati relativi alla salute (CATEGORIA PARTICOLARE EX ART. 9 GDPR)

Il funzionamento della piattaforma comporta il trattamento dei seguenti dati relativi alla salute: la registrazione audio della voce del terapeuta durante la seduta (che può contenere riferimenti indiretti alla condizione del paziente), la trascrizione testuale della registrazione, la restituzione scritta generata dall'intelligenza artificiale e rivista dal terapeuta.

Trattamento dei dati dei terapeuti

Trattamento dei dati dei pazienti

Il trattamento dei dati dei pazienti, inclusi i dati relativi alla salute, avviene esclusivamente sulla base del consenso esplicito del paziente (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR), prestato tramite il consenso informato generato dalla piattaforma e sottoscritto dal paziente prima dell'inizio di qualsiasi trattamento.

Nessuna seduta può essere registrata in assenza di consenso: la piattaforma impedisce la registrazione a livello tecnico se il consenso non è stato registrato.

La registrazione audio della voce del terapeuta viene elaborata attraverso un sistema automatizzato che opera in due fasi:

• Trascrizione automatica dell'audio in testo, mediante il modello Whisper (large-v3), eseguito su GPU dedicata in regione EU.
• Generazione di una bozza di restituzione scritta della seduta, mediante il modello Claude di Anthropic, eseguito tramite AWS Bedrock nella regione EU (Francoforte).

La bozza generata dall'intelligenza artificiale non viene mai inviata direttamente al paziente. Il terapeuta la esamina, la modifica se necessario e la approva prima di qualsiasi invio. Il terapeuta resta pienamente responsabile del contenuto della restituzione che il paziente riceve.

L'intelligenza artificiale non effettua diagnosi, non interpreta il contenuto clinico e non fornisce consigli terapeutici. Il suo ruolo è limitato alla trascrizione e alla generazione di una bozza testuale.

I dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi, tutti nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR ove applicabile:

I dati trattati da SeedNote risiedono su server situati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania) per quanto riguarda lo storage audio, la trascrizione, la generazione del recap e l'invio delle comunicazioni.

L'utilizzo di Meta Pixel e Google Analytics può comportare il trasferimento di dati pseudonimizzati verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa al EU-US Data Privacy Framework (decisione del 10 luglio 2023), nella misura in cui i fornitori aderiscono al framework.

L'utente può in ogni momento revocare il consenso ai cookie non essenziali attraverso il banner di gestione dei cookie, impedendo qualsiasi trasferimento di dati connesso a strumenti di analytics e marketing.

SeedNote adotta le seguenti misure di sicurezza tecniche e organizzative:

• Crittografia in transito tramite protocollo TLS per tutte le connessioni client-server e fra i servizi interni.
• Crittografia a riposo sui bucket S3 tramite SSE-S3 (Server-Side Encryption).
• Cancellazione automatica e irreversibile delle registrazioni audio al completamento dell'elaborazione.
• Row-Level Security — l'accesso ai dati del paziente è riservato esclusivamente al terapeuta che lo ha in carico.
• Autenticazione esclusivamente tramite Google login, che consente di beneficiare dell'autenticazione a due fattori gestita da Google.
• Separazione logica dei dati tra terapeuti diversi.

Sia i terapeuti che i pazienti possono esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti previsti dal GDPR:

• Diritto di accesso (art. 15)
• Diritto di rettifica (art. 16)
• Diritto alla cancellazione (art. 17)
• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18)
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20)
• Diritto di opposizione (art. 21)
• Diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7), fatto salvo che la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare tali diritti, è possibile contattare il Titolare all'indirizzo PEC inaricreativestudio.srl@legalmail.it oppure scrivendo all'indirizzo della sede legale.

I pazienti possono altresì esercitare i propri diritti rivolgendosi direttamente al proprio terapeuta, il quale provvederà a gestire la richiesta attraverso la piattaforma.

In ogni caso, è possibile proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

La piattaforma utilizza sistemi di intelligenza artificiale per la trascrizione dell'audio e per la generazione di una bozza di restituzione scritta. Tuttavia, nessun contenuto generato automaticamente viene inviato al paziente senza la revisione e l'approvazione esplicita del terapeuta.

Non viene effettuata alcuna profilazione né alcun processo decisionale automatizzato con effetti giuridici o significativi sugli interessati.

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati tramite email. La versione aggiornata sarà sempre consultabile all'indirizzo seednote.it/privacy.

I cookie sono piccoli file di testo che i siti web visitati dall'utente inviano al suo terminale (computer, tablet, smartphone), dove vengono memorizzati per poi essere ritrasmessi agli stessi siti alla visita successiva.

Il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite cookie è Inari Creative Studio S.r.l. — dati completi nella Privacy Policy sopra riportata.

Cookie tecnici — NECESSARI

Questi cookie sono indispensabili per il corretto funzionamento della piattaforma e non richiedono il consenso dell'utente. Non possono essere disattivati.

Cookie analitici — PREVIO CONSENSO

Questi cookie vengono installati solo previo consenso dell'utente e vengono utilizzati per raccogliere informazioni aggregate sull'utilizzo del sito, al fine di migliorare il servizio.

Google Analytics è configurato con anonimizzazione dell'indirizzo IP e, ove possibile, con data residency nella regione EU. Per informazioni su come Google tratta i dati, consultare: policies.google.com/privacy.

Cookie di marketing e profilazione — PREVIO CONSENSO

Questi cookie vengono installati solo previo consenso dell'utente e vengono utilizzati per tracciare l'attività dell'utente al fine di proporre pubblicità personalizzata e misurare l'efficacia delle campagne pubblicitarie.

Per informazioni su come Meta tratta i dati, consultare: facebook.com/privacy/policy.

Per informazioni su come Brevo tratta i dati, consultare: brevo.com/legal/privacypolicy.

I cookie tecnici sono installati sulla base del legittimo interesse del Titolare a garantire il corretto funzionamento del servizio (art. 6.1.f GDPR).

I cookie analitici e di marketing sono installati esclusivamente sulla base del consenso dell'utente (art. 6.1.a GDPR), espresso tramite il banner di gestione dei cookie fornito da Cookiebot (Cybot A/S) e visualizzato al primo accesso al sito.

L'utente può gestire le proprie preferenze sui cookie in qualsiasi momento attraverso:

• Il banner di gestione dei cookie fornito da Cookiebot, accessibile cliccando sul pulsante "Gestisci cookie" presente nel footer del sito.
• Le impostazioni del proprio browser (istruzioni disponibili nella documentazione del browser utilizzato).

La disattivazione dei cookie analitici e di marketing non pregiudica in alcun modo il funzionamento della piattaforma.

Per informazioni su come Cookiebot tratta i dati, consultare: cookiebot.com/en/privacy-policy.

L'utilizzo di cookie di terze parti (Google Analytics, Meta Pixel) può comportare il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene conformemente al EU-US Data Privacy Framework. Per maggiori informazioni, si rimanda alla sezione dedicata nella Privacy Policy.

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente Cookie Policy. La versione aggiornata sarà sempre consultabile all'indirizzo seednote.it/cookie-policy.