Informativa e consenso al trattamento dei dati personali mediante SeedNote
Gentile paziente,
§ 1Che cos'è SeedNote
SeedNote è uno strumento digitale che assiste il terapeuta nella preparazione di una restituzione scritta della seduta terapeutica. Il funzionamento è il seguente: durante la seduta, il terapeuta registra esclusivamente la propria voce tramite il microfono del proprio dispositivo. Il sistema è progettato per catturare unicamente l'input microfonico e non registra l'audio proveniente dagli altoparlanti o da altre fonti.
La registrazione audio viene elaborata da un sistema di intelligenza artificiale che produce una bozza di restituzione scritta. Il terapeuta rivede, modifica e approva personalmente il testo prima di qualsiasi invio. La restituzione approvata Le viene inviata via email.
§ 2Modalità di registrazione
SeedNote supporta due modalità di registrazione, corrispondenti alle due modalità in cui la seduta terapeutica può svolgersi:
Sedute in presenza
Il terapeuta avvia la registrazione sul proprio dispositivo, che cattura la sua voce attraverso il microfono. Il terapeuta ha la possibilità di mettere in pausa e riprendere la registrazione durante la seduta. Essendo il paziente fisicamente presente nella stanza, è possibile che il microfono catturi marginalmente suoni ambientali.
Sedute online (videochiamata)
Il terapeuta avvia la registrazione sul proprio dispositivo. Il sistema registra esclusivamente l'input del microfono, non l'audio di sistema. Tuttavia, se il terapeuta non utilizza cuffie o auricolari, la voce del paziente riprodotta dagli altoparlanti potrebbe essere catturata dal microfono. Per questo motivo, il terapeuta si impegna a utilizzare cuffie o auricolari durante le sedute online, al fine di garantire che la voce del paziente non venga registrata.
§ 3Quali dati vengono trattati
- la registrazione audio della sola voce del terapeuta durante la seduta;
- la trascrizione testuale della registrazione;
- la restituzione scritta generata dall'intelligenza artificiale e rivista dal terapeuta;
- i Suoi dati anagrafici: nome, cognome e indirizzo email, necessari per l'invio della restituzione e delle comunicazioni sugli appuntamenti; il numero di telefono, se lo fornisce, resta a disposizione del terapeuta come recapito e non viene utilizzato per invii automatici;
- la data e l'ora dei Suoi appuntamenti, con l'eventuale luogo o, per le sedute online, il collegamento per il videocollegamento;
- se ha fissato l'appuntamento tramite il link pubblico di prenotazione del terapeuta, i dati da Lei inseriti in quel modulo (nome, cognome, indirizzo email e, se lo ha indicato, numero di telefono).
§ 4Come vengono protetti i Suoi dati
- la registrazione audio viene cancellata automaticamente e in modo irreversibile subito dopo l'elaborazione. Non viene conservata in alcun archivio;
- tutti i dati sono conservati su server situati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania). L'unica eccezione riguarda i dati minimi del Suo appuntamento, qualora il Suo terapeuta abbia collegato la propria agenda a Google Calendar (v. § 5);
- l'accesso ai dati è riservato esclusivamente al Suo terapeuta. Nessun altro professionista o operatore può visualizzare le Sue informazioni;
- la trasmissione dei dati avviene tramite connessioni cifrate;
- per le sedute online, il terapeuta adotta l'uso di cuffie o auricolari quale misura tecnica e organizzativa a tutela della riservatezza della voce del paziente.
§ 5Soggetti che trattano i dati per conto del terapeuta
Per l'erogazione del servizio, il terapeuta si avvale di SeedNote, gestito da Inari Creative Studio S.r.l., che agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR. SeedNote si avvale a sua volta dei seguenti fornitori tecnici, che trattano i dati esclusivamente per le finalità descritte nella presente informativa:
- Supabase — database e infrastruttura applicativa (server nell'Unione Europea, Francoforte);
- Amazon Web Services — archiviazione sicura dei file e generazione della bozza tramite intelligenza artificiale (server nell'Unione Europea, Francoforte);
- Modal — trascrizione della registrazione audio (infrastruttura nell'Unione Europea);
- Brevo — invio delle email (fornitore europeo);
- Google — gestione dell'agenda tramite Google Calendar e, per le sedute online, generazione del collegamento Google Meet, solo se il Suo terapeuta ha collegato il proprio calendario.
Se il Suo terapeuta utilizza il collegamento con Google Calendar, l'appuntamento viene registrato nella sua agenda in forma pseudonimizzata: l'evento riporta il Suo nome e la sola iniziale del cognome — oppure un'etichetta scelta dal terapeuta — insieme a data, ora ed eventuale luogo. Non vi compaiono mai il Suo cognome per esteso, i Suoi recapiti, note cliniche o contenuti della seduta. Lei non viene mai aggiunto come invitato all'evento: il Suo indirizzo email non entra quindi nel calendario di Google, e l'eventuale collegamento per la seduta online Le viene inviato direttamente da SeedNote.
Se la seduta online si svolge su Google Meet, durante il collegamento Google tratta direttamente i dati tecnici di connessione dei partecipanti (ad esempio indirizzo IP, dispositivo e orari di collegamento), secondo la propria informativa privacy. SeedNote non partecipa alla videochiamata, non la registra e non vi ha alcun accesso. La registrazione della sola voce del terapeuta, se effettuata, avviene separatamente all'interno di SeedNote e soltanto previo Suo consenso.
Alcuni di questi fornitori appartengono a gruppi societari con sede negli Stati Uniti: il trattamento avviene su infrastrutture situate nell'Unione Europea e gli eventuali trasferimenti extra-UE sono regolati dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. L'elenco aggiornato dei fornitori può essere richiesto in qualsiasi momento al terapeuta.
§ 6Il ruolo dell'intelligenza artificiale
Il sistema di intelligenza artificiale genera una bozza della restituzione a partire dalla trascrizione della voce del terapeuta. Questa bozza non viene mai inviata direttamente al paziente: il terapeuta la esamina, la modifica se necessario e la approva prima dell'invio. Il terapeuta resta pienamente responsabile del contenuto della restituzione che Lei riceve.
§ 7Modalità di comunicazione
La restituzione approvata dal terapeuta Le viene inviata esclusivamente via email all'indirizzo da Lei fornito. Il contenuto della restituzione non viene mai trasmesso attraverso altri canali.
L'email è l'unico canale attraverso cui SeedNote Le scrive. Riceverà per email la restituzione, la conferma di un appuntamento eventualmente prenotato e il relativo promemoria. Non sono previsti invii attraverso servizi di messaggistica istantanea.
§ 8Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei Suoi dati si basa sul Suo consenso esplicito, ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR, trattandosi di dati relativi alla salute.
Art. 9 §2 lett. a) GDPR · Consenso esplicito
§ 9I Suoi diritti
In qualsiasi momento Lei può revocare il consenso, richiedere l'accesso ai Suoi dati, la loro rettifica o cancellazione, oppure opporsi al trattamento, scrivendo al Suo terapeuta all'indirizzo .
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Consenso
Io sottoscritto/a , nato/a il , dichiaro di aver letto e compreso la presente informativa.